ISO9001是使(shi)普通組(zu)織(zhi)迅(xun)速提升(sheng)為良好(hao)組(zu)織(zhi)、良好(hao)組(zu)織(zhi)迅(xun)速提升(sheng)為卓越(yue)組(zu)織(zhi)的渠(qu)道(dao)之一,但(dan)ISO9001的作(zuo)用(yong)不(bu)僅限于它(ta)是質量管理(li)體系標(biao)準,我(wo)對(dui)此(ci)一直深信不(bu)疑。
目前,ISO9001正(zheng)在進(jin)行(xing)修訂,修訂后將(jiang)(jiang)更具(ju)業務管(guan)理體系(xi)(xi)標(biao)準(zhun)特點(dian)(dian)。2015年,令人(ren)期(qi)待的ISO9001正(zheng)在進(jin)行(xing)修訂,修訂后將(jiang)(jiang)更具(ju)業務管(guan)理體系(xi)(xi)標(biao)準(zhun)特點(dian)(dian)。2015年,令人(ren)期(qi)待的ISO9001:2015將(jiang)(jiang)由ISO/TC176技(ji)術委員會(hui)向全球公開發布。
如今,積極參與全球市場的組織(zhi)已(yi)不(bu)(bu)再把ISO9001簡單當作控制文件、記錄、不(bu)(bu)合(he)格(ge)產品、內(nei)審(shen),以及采取預防和糾(jiu)正(zheng)措施的手段,而將之(zhi)視為(wei)一個(ge)業(ye)務管(guan)理(li)體系的標準(zhun)。
修訂后的(de)(de)(de)新(xin)版(ban)標(biao)準(zhun)將關注組織的(de)(de)(de)領導、計劃、支持、運行(xing)、績效評估和提升。新(xin)版(ban)標(biao)準(zhun)將強調組織的(de)(de)(de)風險管理,風險管理在現(xian)行(xing)標(biao)準(zhun)中是作為(wei)預防(fang)措施來(lai)對待的(de)(de)(de),在新(xin)版(ban)標(biao)準(zhun)中成為(wei)了要求。現(xian)行(xing)標(biao)準(zhun)幾乎(hu)未(wei)提及(ji)“業(ye)務(wu)(wu)”一(yi)(yi)詞(ci),但新(xin)版(ban)標(biao)準(zhun)將明確提出業(ye)務(wu)(wu)過程。我一(yi)(yi)直相(xiang)信(xin)ISO9001的(de)(de)(de)核心質量(liang)原則(ze)是有效、可靠、健全(quan)(quan)的(de)(de)(de)業(ye)務(wu)(wu)時間(jian),這一(yi)(yi)原則(ze)在全(quan)(quan)球運行(xing)良(liang)好的(de)(de)(de)各個企業(ye)中都有體現(xian)。
由于(yu)ISO9001,2015尚未發布,因此本(ben)文著(zhu)重(zhong)介(jie)紹ISO9001,2015中(zhong)繼續(xu)保留(liu)的ISO9001,2008的核(he)心(xin)原則。
1、采(cai)用ISO9001標準(zhun)的好(hao)處
在(zai)我(wo)(wo)18年的(de)(de)(de)質(zhi)量工作生涯中(zhong)(zhong),我(wo)(wo)一(yi)直(zhi)驚訝于(yu)那些致(zhi)力于(yu)提高效率(lv)、客戶滿意度、盈(ying)利但又(you)未挖掘出ISO9001標準(zhun)實際效能的(de)(de)(de)執行官、企業家、經理和管理者們,他(ta)們僅把ISO9001當成(cheng)質(zhi)量部門需關注的(de)(de)(de)東西(xi)。對他(ta)們而言,ISO9001直(zhi)式補救措(cuo)施(shi),而不是(shi)組織(zhi)(zhi)(zhi)整(zheng)體商(shang)業計(ji)劃中(zhong)(zhong)處于(yu)戰略層面且不可分(fen)(fen)割(ge)的(de)(de)(de)一(yi)部分(fen)(fen)。一(yi)些組織(zhi)(zhi)(zhi)的(de)(de)(de)領(ling)導層只有(you)在(zai)主要(yao)客戶詢問(wen)此組織(zhi)(zhi)(zhi)是(shi)否通過ISO9001認證或此問(wen)題出現在(zai)項(xiang)目(mu)的(de)(de)(de)投(tou)標問(wen)卷中(zhong)(zhong)時,才會想起ISO9001標準(zhun)。這并非實施(shi)ISO9001標準(zhun)的(de)(de)(de)戰略性(xing)理由(you)。
在我記憶中(zhong),歷史上人(ren)們曾對ISO9001標(biao)(biao)準(zhun)(zhun)的價值進行過爭(zheng)論(lun),有人(ren)肯定(ding)有人(ren)否定(ding)。那(nei)些(xie)繼續(xu)爭(zheng)論(lun)而未(wei)采用此標(biao)(biao)準(zhun)(zhun)的組織(zhi)無不陷入了(le)業(ye)務流失、慢速增長的境地,最終被那(nei)些(xie)擱置爭(zheng)論(lun)、將標(biao)(biao)準(zhun)(zhun)運用于(yu)企業(ye)戰略的組織(zhi)所取代。
哈佛大學商學院(yuan)2010年發(fa)表(biao)的一篇論(lun)文公布了(le)(le)一份實(shi)證研究結果(guo),對(dui)916家(jia)采用(yong)(yong)了(le)(le)ISO9001標準的組織(zhi)和17849家(jia)未采用(yong)(yong)此標準的組織(zhi)進行了(le)(le)比對(dui)。通過對(dui)比發(fa)現,采用(yong)(yong)ISO9001標準的組織(zhi)存活率(lv)更(geng)高,更(geng)易于實(shi)現銷售(shou)、就業、工資增長。這(zhe)些(xie)組織(zhi)同時降低(di)了(le)(le)廢品率(lv),提(ti)高了(le)(le)生產率(lv),員工更(geng)加(jia)注重細節(jie),員工健康和安全績效均有提(ti)高。
所(suo)有這些好處影響了一個(ge)組織賺取收入(ru)和利(li)潤能力。這項(xiang)研究(jiu)證明,ISO9001標準帶來的(de)不(bu)僅僅是質(zhi)量方面的(de)好處,塔應被(bei)視為組織用以提升價(jia)值,改善經營、降低風險的(de)一項(xiang)業務管(guan)理工(gong)具。
2、業務(wu)管理工(gong)具
業(ye)務模(mo)型(xing)顯示的(de)(de)(de)(de)是組(zu)織如何為那些受組(zu)織影響的(de)(de)(de)(de)人/事創造(zao)、傳遞、捕獲價值。股東、雇員、顧(gu)客、社(she)區甚至國家整(zheng)體經濟(ji)等(deng)都是可能的(de)(de)(de)(de)相(xiang)關方。業(ye)務模(mo)型(xing)需列出(chu)組(zu)織的(de)(de)(de)(de)使命、戰略(lve)、基礎設施、組(zu)織架構(gou)、操作流程和用(yong)以執行此業(ye)務模(mo)型(xing)的(de)(de)(de)(de)過程。
一個企業必(bi)須向其顧客(ke)傳遞價(jia)值并說服顧客(ke)為此(ci)價(jia)值埋(mai)單。顧客(ke)埋(mai)單后,企業必(bi)須繼(ji)續以能(neng)夠生產盈利的方式來運營(ying)。
業務(wu)模型應(ying)明(ming)確顧客(ke)(ke)的(de)需求,解決組(zu)(zu)(zu)織如何滿足(zu)顧客(ke)(ke)需求等問(wen)題。組(zu)(zu)(zu)織用以向其內外部客(ke)(ke)戶創造、傳(chuan)遞(di)、捕獲價(jia)值的(de)工具之一(yi)即(ji)是ISO9001。ISO9001明(ming)確了(le)組(zu)(zu)(zu)織業務(wu)模型定義(yi)的(de)各(ge)個要(yao)素。然而(er)很多情況下,組(zu)(zu)(zu)織并不把ISO9001當做傳(chuan)遞(di)價(jia)值的(de)工具,而(er)是以自己的(de)老套路去完成使命。
ISO9001標(biao)準應被應用為組(zu)織(zhi)的一項戰(zhan)略決(jue)策,組(zu)織(zhi)戰(zhan)略計劃的設計、實施(shi)應由(you)所提供產品(pin)、所采用步驟的不同(tong)需求(qiu)和不同(tong)目標(biao)決(jue)定。
如果(guo)組織(zhi)在實(shi)施ISO9001時,并(bing)未(wei)將它當作戰略決策依(yi)據,那么短期內組織(zhi)也許可以得到某些好處,但絕不能發掘出(chu)此標準能帶(dai)來的全部商業價(jia)值。
3、過程方法
ISO9001標準最突出的一個(ge)好處在于(yu)使(shi)用了過程方(fang)法。當我(wo)問一個(ge)組(zu)織的雇員(yuan)關于(yu)組(zu)織工作核(he)心過程這(zhe)一問題時,回答常(chang)常(chang)會(hui)令(ling)我(wo)吃驚。我(wo)會(hui)問,“你(ni)能介紹一下組(zu)織的基(ji)本工作流程嗎?”得到的經常(chang)是一個(ge)茫然(ran)的眼神。
如果把ISO9001作為組(zu)織(zhi)(zhi)的業務管理工(gong)具使用,組(zu)織(zhi)(zhi)內每一個雇(gu)員(yuan)應對組(zu)織(zhi)(zhi)如何盈(ying)利、工(gong)作的流程(cheng)和順(shun)序、工(gong)作的每個過程(cheng),以及員(yuan)工(gong)在(zai)組(zu)織(zhi)(zhi)成功中扮演的角色(se)有一個基本了解(jie)。
過(guo)程方法可用于幫助理解(jie)組織(zhi)的過(guo)程、過(guo)程輸入和輸出(chu),以(yi)(yi)(yi)及過(guo)程之間的相(xiang)互聯系。沒有對組織(zhi)過(guo)程的理解(jie),將難以(yi)(yi)(yi)診斷(duan)組織(zhi)潛在的真正問(wen)(wen)題和引起問(wen)(wen)題的根源(yuan),也將難以(yi)(yi)(yi)實(shi)施(shi)適當的預防或糾正措施(shi)以(yi)(yi)(yi)降(jiang)低(di)問(wen)(wen)題發(fa)生、重現的幾率。
根據ISO9001:2008標準,過程方法基于以下(xia)4項原則:
1.理(li)解和滿(man)足要求;
2.需從增值(zhi)的角度考慮過程;
3.獲(huo)得(de)過程績效(xiao)和有效(xiao)性的結(jie)果(guo);
4.在客觀測量基礎(chu)上(shang)持續(xu)改進過程(cheng)。
4、理解和滿足(zu)要(yao)求(qiu)
基于(yu)我(wo)的經(jing)驗,組(zu)織的大部分問題源(yuan)自不(bu)理解(jie)或(huo)不(bu)滿足(zu)要求。雇員常常由于(yu)不(bu)能清楚(chu)理解(jie)工作要求而導致表現低(di)于(yu)預期,或(huo)者因為設施缺乏及能力不(bu)足(zu)而難以滿足(zu)工作要求;相(xiang)應地,顧客因其要求未(wei)得到理解(jie)或(huo)實現而無法得到滿足(zu)。在(zai)所有這些場景中(zhong),滿足(zu)要求與(yu)理解(jie)要求直接相(xiang)關(guan)。
一旦要(yao)(yao)求(qiu)事先得以(yi)理(li)解(jie),滿(man)(man)足要(yao)(yao)求(qiu)的(de)幾率(lv)就(jiu)會大(da)(da)大(da)(da)增加。理(li)解(jie)要(yao)(yao)求(qiu)是組織(zhi)內外部客(ke)戶雙方共(gong)同的(de)責任。當組織(zhi)為顧(gu)客(ke)服務時,顧(gu)客(ke)也(ye)許明白自(zi)己的(de)需求(qiu),但無法理(li)解(jie)由此對組織(zhi)的(de)要(yao)(yao)求(qiu)是什么。這就(jiu)是組織(zhi)教(jiao)會顧(gu)客(ke)如何提出要(yao)(yao)求(qiu)以(yi)使自(zi)己能滿(man)(man)足顧(gu)客(ke)要(yao)(yao)求(qiu)的(de)重要(yao)(yao)所在。這一步驟能夠提高顧(gu)客(ke)滿(man)(man)意度。
“事先理解要(yao)(yao)求(qiu)”這一原則在(zai)組(zu)織(zhi)內部同樣(yang)適用。雇員(yuan)對工作(zuo)要(yao)(yao)求(qiu)缺乏(fa)初步認識將(jiang)會直(zhi)接導致(zhi)各種(zhong)錯誤(wu)、浪費(fei)和返工,因此(ci)對于組(zu)織(zhi)而言,重要(yao)(yao)的(de)是首先界定某個崗(gang)位(wei)的(de)工作(zuo)要(yao)(yao)求(qiu),再根據要(yao)(yao)求(qiu)尋找能(neng)夠勝任的(de)雇員(yuan),并向其解釋清楚(chu)此(ci)職位(wei)的(de)要(yao)(yao)求(qiu),這樣(yang)雇員(yuan)才能(neng)獲得(de)成功。
然而,新雇(gu)(gu)員剛被安排到一個崗位上就(jiu)開(kai)始工作的(de)情(qing)況(kuang)屢見不(bu)鮮。雇(gu)(gu)員達不(bu)到工作預期時,組織只會責備(bei)雇(gu)(gu)員,而不(bu)會承認組織沒有(you)確保雇(gu)(gu)員理解工作要(yao)(yao)求(qiu)的(de)事實。在工作要(yao)(yao)求(qiu)得到理解的(de)情(qing)況(kuang)下,滿足工作要(yao)(yao)求(qiu)的(de)幾率會大(da)大(da)增加,雇(gu)(gu)員由(you)此可(ke)以(yi)勝任工作,過程由(you)此可(ke)以(yi)為組織帶來增值。
5、增值過(guo)程(cheng)
從捕獲顧客(ke)需求到產品最終交付,組(zu)織的(de)(de)過程(cheng)都應在內部、外(wai)部實現增(zeng)值。這就是ISO9001之所以能(neng)成(cheng)為(wei)一(yi)個(ge)真正的(de)(de)業務管理工具而不僅僅是一(yi)項(xiang)質量標準的(de)(de)原(yuan)因。過程(cheng)將輸(shu)入(理解要(yao)求)轉(zhuan)化為(wei)所需的(de)(de)輸(shu)出(滿足這些要(yao)求)。如(ru)果(guo)沒有對每一(yi)個(ge)過程(cheng)輸(shu)入的(de)(de)控制(zhi),在組(zu)織內部或外(wai)部交付過程(cheng)的(de)(de)輸(shu)出時,可能(neng)無法實現增(zeng)值。
何謂增值(zhi)呢?我們在談及價值(zhi)時是基于(yu)過程輸出的(de)(de)(de)接收(shou)方(fang)的(de)(de)(de)視角。在組(zu)織內部(bu)(bu),價值(zhi)實現(xian)的(de)(de)(de)例子有:雇(gu)員達到了工(gong)作要(yao)求(qiu)或者(zhe)工(gong)資支付過程實現(xian)了期望的(de)(de)(de)結果,即按時并以一致的(de)(de)(de)方(fang)式向雇(gu)員支付報酬。在組(zu)織外(wai)部(bu)(bu),價值(zhi)的(de)(de)(de)實現(xian)意味著按照既定的(de)(de)(de)時間和(he)預(yu)算(suan)滿足了顧(gu)客要(yao)求(qiu)。
過程未(wei)實(shi)現增值或者沒有效果,無(wu)(wu)(wu)論對雇員還是(shi)顧客(ke)(ke)而言,無(wu)(wu)(wu)疑都是(shi)極其令人(ren)沮喪的。一個很典(dian)型(xing)的例子就是(shi)顧客(ke)(ke)在打客(ke)(ke)服電話(hua)時,被(bei)要求回答一籮筐(kuang)問(wen)(wen)題以核實(shi)身(shen)份(fen)。當客(ke)(ke)戶代表發現自己無(wu)(wu)(wu)法解決(jue)此問(wen)(wen)題時,他把顧客(ke)(ke)轉移到另一名客(ke)(ke)服代表,顧客(ke)(ke)又(you)得回答同樣的一籮筐(kuang)問(wen)(wen)題。這(zhe)時,顧客(ke)(ke)已經花(hua)了(le)15分鐘用在核實(shi)身(shen)份(fen)上(shang),而自己的問(wen)(wen)題絲毫未(wei)得到解決(jue)。
鑒于價值是(shi)在每(mei)個過(guo)程(cheng)的(de)(de)輸出(chu)點得到確定的(de)(de),所以(yi)如(ru)果(guo)沒有提前抓(zhua)住(zhu)或理(li)解(jie)每(mei)個過(guo)程(cheng)的(de)(de)輸入(ru),價值將難以(yi)實現。這就是(shi)“錯進錯出(chu)”的(de)(de)道理(li)。
6、過程績效結(jie)果
組(zu)織(zhi)應(ying)對過(guo)程(cheng)進行(xing)測(ce)量以確定(ding)績(ji)效(xiao)水平。在理解了過(guo)程(cheng)之后,組(zu)織(zhi)必(bi)須對過(guo)程(cheng)績(ji)效(xiao)予以監測(ce)以評估有效(xiao)性(xing)。通常的做法是(shi)為業(ye)(ye)務(wu)流程(cheng)建立(li)關(guan)鍵績(ji)效(xiao)指標或指標體系。實施ISO9001是(shi)整個(ge)業(ye)(ye)務(wu)計劃(hua)戰略(lve)的一部分,所以必(bi)須確定(ding)過(guo)程(cheng)是(shi)否(fou)幫助組(zu)織(zhi)實現其目(mu)標——這是(shi)建立(li)過(guo)程(cheng)的初衷(zhong)。
測量最(zui)好(hao)應設(she)置在每個過程的(de)(de)輸(shu)(shu)入(ru)、輸(shu)(shu)出(chu)點。在輸(shu)(shu)出(chu)點上(shang)要求得到了實現,組織可以確定過程是否達(da)到了預期效果。比(bi)如(ru),最(zui)終檢(jian)驗的(de)(de)目的(de)(de)在于(yu)確保不合格(ge)品不會交付到顧客(ke)的(de)(de)手中(zhong)。為完成最(zui)終檢(jian)驗,組織應明確準則(ze)(輸(shu)(shu)入(ru)),使檢(jian)查(cha)員(yuan)能夠判斷(duan)產(chan)品是否滿足要求(輸(shu)(shu)出(chu))。
組(zu)織應認識(shi)到(dao),每個(ge)過(guo)(guo)(guo)程都可(ke)(ke)能會有(you)一些波動(dong),所(suo)以不(bu)(bu)(bu)可(ke)(ke)能任何(he)時(shi)候(hou)都100%杜絕(jue)不(bu)(bu)(bu)合(he)格(ge)(ge)(ge)品(pin)的(de)(de)(de)發生。例(li)如,組(zu)織為產(chan)品(pin)最(zui)(zui)終檢驗(yan)過(guo)(guo)(guo)程設立(li)的(de)(de)(de)目標是發運產(chan)品(pin)的(de)(de)(de)不(bu)(bu)(bu)合(he)格(ge)(ge)(ge)率不(bu)(bu)(bu)超過(guo)(guo)(guo)2%。組(zu)織需(xu)要(yao)對最(zui)(zui)終檢驗(yan)過(guo)(guo)(guo)程的(de)(de)(de)績(ji)效和(he)有(you)效性進行持(chi)續測量,記錄(lu)每次(ci)被退回的(de)(de)(de)不(bu)(bu)(bu)合(he)格(ge)(ge)(ge)產(chan)品(pin)。當(dang)不(bu)(bu)(bu)合(he)格(ge)(ge)(ge)率達到(dao)1%時(shi),就應引(yin)起組(zu)織的(de)(de)(de)警惕,分析根本原(yuan)因(yin)并(bing)(bing)采取預防(fang)措施,以使不(bu)(bu)(bu)合(he)格(ge)(ge)(ge)率低(di)于(yu)可(ke)(ke)接受(shou)的(de)(de)(de)2%。如果過(guo)(guo)(guo)程未經監測致(zhi)使產(chan)品(pin)不(bu)(bu)(bu)合(he)格(ge)(ge)(ge)率高(gao)于(yu)2%,組(zu)織必須對根本原(yuan)因(yin)進行分析,并(bing)(bing)采取糾(jiu)正措施,保(bao)證最(zui)(zui)終檢驗(yan)過(guo)(guo)(guo)程回到(dao)可(ke)(ke)接受(shou)的(de)(de)(de)水平。但是這時(shi)組(zu)織所(suo)需(xu)要(yao)解決的(de)(de)(de)問題可(ke)(ke)能要(yao)比(bi)不(bu)(bu)(bu)合(he)格(ge)(ge)(ge)率是1%時(shi)要(yao)嚴(yan)重(zhong)的(de)(de)(de)多(duo),而且可(ke)(ke)能加(jia)重(zhong)顧客的(de)(de)(de)不(bu)(bu)(bu)滿。
有關過程(cheng)的概念(nian)不僅(jin)適(shi)用于制(zhi)造型(xing)企業,同樣也適(shi)用于服務型(xing)組織。
7、推動持續改進
為了維持在市場中的地位,求得生存(cun),所有(you)的組(zu)織都必須進(jin)行持續(xu)改進(jin)。ISO9001中有(you)一些很好(hao)的工具,可以(yi)幫(bang)助你(ni)的組(zu)織提(ti)高(gao)運行效率、降低(di)風險(xian)。為了實現提(ti)高(gao),組(zu)織必須理解和滿足ISO9001標(biao)準要求,從實現增值的角度考(kao)慮過程(cheng)(cheng),對過程(cheng)(cheng)進(jin)行測量(liang)以(yi)確保過程(cheng)(cheng)運行有(you)效。
很多組織沒有充分(fen)發揮自身潛力或處(chu)于(yu)停(ting)滯(zhi)狀態的原(yuan)因在(zai)于(yu),他們沒有建立(li)持(chi)續改進(jin)的機(ji)制。他們每天東奔西(xi)走,四處(chu)救(jiu)急,處(chu)理(li)表面事務,應付每日問題,而不(bu)是基于(yu)客觀的測量,系(xi)統(tong)地處(chu)理(li)過程(cheng)績效方面的問題。
因此,一(yi)些組(zu)織(zhi)無法充分發揮自身潛力,一(yi)些組(zu)織(zhi)無法實現利潤最大化。他(ta)們(men)是(shi)“只見樹木,不(bu)見森林(lin)”。使用客(ke)觀的測量工具將使組(zu)織(zhi)識別(bie)出森林(lin)中哪(na)些樹需(xu)要(yao)修剪(jian),甚至需(xu)要(yao)砍掉(diao)醫學哪(na)些樹,以便清理(li)出一(yi)條通往持續改(gai)進(jin)的路(lu)。
ISO9001標準在(zai)若(ruo)干領域提供了幫助(zhu)組織(zhi)實現(xian)持(chi)續改(gai)進(jin)的客(ke)觀測量(liang)(liang)工具,包括(kuo)客(ke)戶(hu)滿意(yi)度感知、內審、過程監測和測量(liang)(liang)、產(chan)品和服務測量(liang)(liang)、不符合控制、供應商績效,以及糾(jiu)正和預防措施等。
ISO9001是真正(zheng)的(de)業務(wu)管理工具,遠(yuan)遠(yuan)超過(guo)了質(zhi)量(liang)管理體系標準的(de)范疇。ISO9001圍(wei)繞有效(xiao)、可靠(kao)、健全的(de)業務(wu)原則(ze),幫助(zhu)組織(zhi)提(ti)高運行效(xiao)率(lv)、降(jiang)低風險。那些(xie)僅(jin)(jin)僅(jin)(jin)關注ISO9001認證功能的(de)組織(zhi)注定無法發掘其真正(zheng)的(de)業務(wu)價值。
致力于推動過程方法可以使組織(zhi)建(jian)立一套識別(bie)、控(kong)制過程的(de)系統方法,從而確(que)保要求(qiu)得以理(li)解(jie)和滿(man)足(zu),組織(zhi)和其他相關(guan)方得以實(shi)現價值(zhi)的(de)增(zeng)加(jia)。通過客觀測量實(shi)現對過程的(de)監測之(zhi)后,組織(zhi)可以聚焦過程績(ji)效中存(cun)在(zai)的(de)現實(shi)問題和潛(qian)在(zai)問題的(de)根源(yuan),從而系統地(di)實(shi)現持續改進和持續增(zeng)長(chang)。
通過以上措施,組織將會實現業務上的成功。ISO9001: 2015的發布,將幫助組織從“IS09001僅是質量管理體系標準”的觀念轉向“ISO9001更是業務管理系統標準”的觀念。